Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memilikiketerbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikansuatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain :
1. Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah.
2. Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkanidentitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.
3. Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus.
Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.
Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.
4. Organisasi Proyek Virtual
Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.
Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal.
ORGANISASI PROYEK
Konsep Organisasi
Konsep Organisasi
Bentuk lain dari pembagian atau pengelompokan teori-teori organisasi adalah konsepsi prespektif yang ditemukan oleh Edgar Huse dan James Bowditch. Pada aslinya konsep perspektif ini digunakan kelompok manajemen didekati dari teori system. Akan tetapi inti pembahasannya dapat dipergunakan pula untuk bahasan-bahasan organisasi.Itulah sebabnya berikut ini dikemukakan konsep prespektif tersebut.
Prespektif I
Intinya sama dengan paham tradisional yang melihat organisasi atau manajemen dari prespektifrancangan yang berstruktur. Aliran-aliran prespektif ini hanya memikirkan isu-isu tentang bagaimana organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi yang seharusnya dijalankan , siapa yang seharusnya menjadi pemimpin dan bawahan, dan gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan.
Ada tiga komponen yang mempunyai sejarah, yaitu :
1. Aliran prinsip-prinsip universal dari manajemen atau organisasi.
2. Aliran struktural.
3. Aliran manajemen ilmiah.
Aliran Prinsip Universal, berpijak pada pendapat henri Fayol yang menyatakan bahwa sesuatu organisasi itu diatur berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :
1. Aliran prinsip-prinsip universal dari manajemen atau organisasi.
2. Aliran struktural.
3. Aliran manajemen ilmiah.
Aliran Prinsip Universal, berpijak pada pendapat henri Fayol yang menyatakan bahwa sesuatu organisasi itu diatur berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :
· Adanya pengembangan kerja
· Adanya otoritas dan tanggung jawab
· Adanya disiplin
· Adanya kesatuan komando
· Adanya kesatuan pengarahan
· Adanya system pengkajian
· Adanya sentralisasi
· Adanya jenjang pengawasan
Aliran Strukrural, berdasarkan pondapat dari Max Weber, organisasi suatu tatanan birokrasi yang berstruktur yang melangsungkan kegiatannya sesuai dengan aturan-aturan.
Aliran Manajemen Ilmiah, yang dipelopori oleh Frederick W Taylor memberikan lebih banyak penekanan pada pengukuran kerja yang dilakukan oleh para pekerja dibandingkan dari prinsip-prinsip organisasinya sendiri.
Prespektif II
Huse dan Browdrich menanamakan prespektif ini dengan aliran pekerjaan (work-flow). Operasi ini mempergunakan teknik-teknik yang kemudian dikenal sebagai riset operasional. Adapun cirri-ciri dari riset operasional ini antara lain :
· Melakukan formulasi persoalan
· Menyusun konstruksi model matematis untuk menampilkan suatu system yang sedang dipelajari
· Menarik suatu kesimpulan dari model yang disusun tersebut
· Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan yang ditarik model tersebut
· Menetapkan control atas kesimpulan-kesimpulan yang diambil
· Mengambil kesimpulan itu untuk melaksanakan implementasi
Prespektif III
Prespektif ini dinamakan prespektif kemanusiaan (the human prespective). Pandangan pemikiran dalam prespektif ini ialah menekankan bahwa unsur manusia dalam setiap kerja kelompok dirasakan lebih penting dari pada sekedar struktur dan hirarki yang membentang pada setiap jajaran organisasi.
Ada tiga unsur yang menonjol sebagai komponen dari perspektif kemanusiaan ini. Ketiga komponen itu antara lain :
· Aliran Hubungan Kemanusiaan ( Human Relations School )
· Aliran Pengembangan Organisasi ( Organizational Development School )
· Aliran Pemikiran Multidimensional ( The Multidimensional Theorists )
Prinsip – Prinsip Organisasi
Ciri-ciri organisai yang baik :
· Adanya tujuan yang jelas.
· Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang.
· Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi.
· Adanya kesatuan arah dalam organisasi
· Adanya struktur organisasi.
· Adanya jaminan jabatan tersebut.
· Adanya koordinasi.
Beberapa prinsip dasar penting yang dapat disimpulkan dari pendapat para tokoh manajemenmodern adalah sebagai berikur :
· Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat (peranan, prosedur, prinsip).
· Manajemen harus sistematuk, dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati.
· Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.
· Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja tehadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.
Bentuk-Bentuk Organisasi
Agar proses diatas berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam bentuk struktur organisasi. Struktur organisasi formal akan menunjukan hal-hal berikut :
· Macam-macam pokok kegiatan organisasi
· Pembagian menjadi kelompok atau subsistem
· Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan
· Pengaturan kerjasama, jalur pelopor, dan komunikasi, meliputi jalur vertikal dan horizontal
· Bentuk struktur formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area,, dan matriks.
Organisasi Fungsional
Disebut organisasi fungsional karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi unit berdasarkan fungsinya. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki strutur piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut :
· Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan
· Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
· Arus informasi dan pelaporan bersifat vetikal.
· Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan petunjuk pelaksana.
· Mekanisme koordinasi perunit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan.
