Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur,
perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi
data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem,
programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan
dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur
yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan
masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat
pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal
masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem
manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik
dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan
secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File
juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an
lain sebagainya.
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya
yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui
kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer
dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus
berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara
komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang
dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan
oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem
informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan
komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
Data adalah sesuatu
yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu
pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka,
matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai
bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupunsuatu konsep.
Informasi merupakan
hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu
perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan
untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa
dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi
penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun
pemrosesan data.
Data bisa merupakan jam kerja bagi karyawan perusahaan. Data ini kemudian perlu
diproses dan diubah menjadi informasi.
Jika jam kerja setiap karyawan kemudian dikalikan dengan nilai per-jam, maka
akan dihasilkan suatu nilai tertentu. Jika gambaran penghasilan setiap karyawan
kemudian dijumlahkan, akan menghasilkan rekapitulasi gaji yang harus dibayar
oleh perusahaan. Penggajian merupakan informasi bagi pemilik perusahaan.
Informasi merupakan hasil proses dari data yang ada, atau bisa diartikan
sebagai data yang mempunyai arti. Informasi akan membuka segala sesuatu yang
belum diketahui .
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM)
merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer
memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan
menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara
khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang
memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga
menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang
berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan
laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan
pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para
pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
• Manajer
• Non-manajer
• Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.
Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para
pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan
ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada
perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :
• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas
keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun
mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah
rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
• Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)
Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan
rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih
tinggi.
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian
informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar
yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga
dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.
Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau
perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat
berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan.
Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang fungsional keuangan (Finance)
• Bidang fungsional jasa informasi (Information services)
• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)
• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)
Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :
1. Perencanaan (Planning)
2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)
Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka
pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian
untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi
sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang
ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka
mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum
menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan
kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer
(Henry Mintzberg : Managerial roles) :
• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :
Figurehead (kepala), melaksanakan
tugas-tugas seremonial;Ø
Leader (pemimpin), memelihara unit
dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;Ø
Liaison (penghubung), menjalin hubungan
dengan orang-orang di luarØ unit, rekan
kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
• Informational roles (aktivitas informasi) :
MonitorØ (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;
Disseminator (pewarta), meneruskan
informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya;Ø
Spokesperson (juru bicara), meneruskan
informasi yang berharga kepadaØ orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.
• Decisional roles (aktvitas keputusan) :
EntrepreneurØ (wirausahawan), membuat
perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur
organisasi;
Disturbance handler (pemberes gangguan),
mampu bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga;Ø
Resource Allocator (pembagi sumberdaya),
mampu mengendalikanØ pengeluaran
unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya;
Negotiator (perunding), mampu menengahi
perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.Ø
Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian
banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa
berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam
perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa
berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri
dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.
2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang
mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah,
manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan
memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat
keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.
Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai
pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu
1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan
komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.
2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi,
dan bagaimana berbagi informasi, dll.
Kesimpulan
Sumber daya manajemen ada dua, yaitu :
1. Sumber daya fisik : manusia, mesin, material, uang.
2. Sumber daya konseptual : informasi (termasuk data).
Peranan manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari peranan manajer maka perlu adanya usha penataan
sumber daya termasuk didalamnya manajemen informasi yakni berupa:
• Sumber daya harus di susun sedemikian rupa sehingga setipa saat di perlukan
dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi.
• Sumber daya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin.
• Sumber daya harus selalu diperbaharui.
Keterampilan manajemen adalah keahlian komputer dan keahlian informasi.di jaman
yang sudah mengandalkan teknologi serba canggih ini, komputer adalah alat yang
wajib bisa di kuasai. Karena hampir semua perusahaan menggunakan komputer untuk
menjalankan pekerjaan.
Manajer dan sistem informasi, sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang
saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu, contoh : perusahaan manufaktur,
setiap system memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya,
tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara
umum bisa di gambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukkan), proses
transformasi dan sumberdaya output (keluaran).
Informasi
(termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi
manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia,
material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan
Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat
dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan,
manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi
sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.
Manajemen
Informasi
Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif
mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998)
1.
Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang
semakin besar terhadap manajemen informasi.
1.1 Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat
1. Pengaruh Ekonomi Internasional
2. Persaingan Dunia
3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
4. Batas waktu yang Singkat
5. Kendala kendala Sosial
1.2 Kemampuan komputer yang semakin baik
2.
Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah
berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki
beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.
2.1. Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang
mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.
2.1.1
Keahlian komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis.
Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala.
Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau
fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.
2.1.2
Keahlian Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada
solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena
sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
Masalah
secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin
membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang
menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan
masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam
pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa
alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang
telah dipilih.
2.2
Pengetahuan manajemen
Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen
informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti
informasi.
Mengerti
komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai
istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer,
serta kemampuan menggunakan komputer dsb.
Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan
informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi
diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
2.3
Manajer dan Sistem
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang
organisasinya sebagai suatu sistem.
2.3.1
Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau
area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan,
Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.
2.3.2
Elemen Sistem
Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki
susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian,
Tujuan)
2.2.
2.2.1. Subsistem dan Supersistem
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sistem, dimana jika suatu sistem
adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka bagian sistem tersebut disebut
subsistem sedangkan sistem yang lebih besar disebut supersistem.
2.2.2.
Jenis-jenis Sistem
Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan
(tiga elemen kontrol) disebut sistem lingkaran terbuka(open loop system),
sedangkan sebaliknya disebut sistem lingkaran tertutup(close loop system).
Suatu
sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut
sistem terbuka(open system), sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan
lingkungannya disebut sistem tertutup (close system).
Sistem
fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem
konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan
informasi untuk mewakili sistem fisik.
2.3.
Sistem Perusahaan
Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai
tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan
bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem,
yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.
Sistem
perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan
sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem .
Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan
subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.
Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen
kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan
lingkungannya melalui arus sumber daya.
Pandangan
Sistem ini,
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian
pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat
dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
3.
Data dan Informasi
Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber
daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka
yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang
telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Perubahan
data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information
processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem
koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan
kombinasinya.
4.
Sistem Informasi dan Elemen Sistem Informasi
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan
komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem
Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).
Sistem
informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan
teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah
organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses,
menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik
(Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering
dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya
tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi.
Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :
o Perangkat keras (hardware)
o Perangkat lunak (software)
o Prosedur
o Orang
o Basisdata
o Jaringan komputer dan komunikasi data
5.
Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer
5.1 Fokus Awal pada Data
Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer
hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi
akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic
data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA),
digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data
perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari
proses akuntansi.
5.2
Fokus pada Informasi
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses
yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer
harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap
area fungsional dan level aktivitasnya.
5.3
Fokus pada Pendukung Keputusan
Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi
pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang
disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS
adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu
yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada
tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.
5.4.
Fokus pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer
yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan
komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja
kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
5.5.
Fokus pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau
artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI
adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran
logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau
expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu
sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai
contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan
yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.
